Prinsip, Amalan Dan Kod Etika Ombudsman

AMALAN DAN KOD ETIKA OMBUDSMAN, UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Ombudsman Universiti Sains Malaysia mengamalkan prinsip dan amalan antarabangsa seperti yang disyorkan oleh Persatuan Ombudsman Antarabangsa (“IOA”) Piawaian Amalan dan Kod Etika Obudsman.

Amalan ini memerlukan Ombudsman Universiti Sains Malaysia berfungsi dengan bebas, sulit dan neutral, dan menghadkan skop perkhidmatan aduan dengan cara yang tidak formal bagi sesuatu penyelesaian pertikaian.

Ombudsman akan bertindak dengan integriti, memupuk rasa hormat terhadap semua warga dan undang-undang Universiti dan hendaklah menggalakkan keadilan dalam kandungan dan pentadbiran amalan, proses serta dasar-dasar Universiti.

Ombudsman Universiti Sains Malaysia juga menjadi ahli Persatuan Ombudsman Antarabangsa dan akan menghadiri latihan yang tetap dan persidangan tahunan IOA.

PRINSIP, AMALAN DAN KOD ETIKA OMBUDSMAN, UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

1.    Kebebasan
Ombudsman Universiti Sains Malaysia bertindak atas prinsip bebas daripada campur tangan mana-mana pihak di dalam perlaksanaan atau kewajipan hakikinya.
Untuk memenuhi amalan kebebasan yang diparktikkan, Ombudsman Universiti Sains Malaysia akan mempunyai ruang, sumber dan kebebasan yang mencukupi untuk memenuhi keperluan operasi dan meneruskan pembangunan profesional Ombudsman.

2.    Kerahsiaan
Ombudsman Universiti Sains Malaysia hendaklah berusaha untuk mengekalkan kerahsiaan komunikasi kepada semua pengadunya. Dalam usaha untuk melindungi kerahsiaan aduan warga Universiti, Ombudsman Universiti Sains Malaysia akan cuba sedaya upaya untuk mengekalkan kerahsiaan pendedahan tertentu, tetapi tidak termasuk pendedahan yang melibatkan keselamatan awam, kemudaratan kepada diri sendiri atau orang lain, atau perkara yang melibatkan pelanggaran undang-undang negara atau diskriminasi kaum.

Semua urusan dengan Ombudsman akan dianggap sebagai rahsia dan hanya boleh didedahkan dengan keizinan bertulis daripada pengadu, atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang.

Fail-fail dan rekod aduan di Pejabat Ombudsman hendaklah untuk kegunaan eksklusif Ombudsman sahaja dan tidak boleh dilepaskan kepada orang lain bagi apa-apa maksud, melainkan jika dipaksa oleh undang-undang.

Walau bagaimanapun, Ombudsman tidak akan mengekalkan kerahsiaan dalam kes-kes yang melibatkan pelakuan jenayah yang serius atau jika terdapat risiko yang bakal berlaku kecederaan fizikal atau penyalahgunaan kepada mana-mana orang.

3.    Neutral dan Tidak Memihak
Ombudsman hendaklah neutral dalam menjalankan tugas-tugasnya, dan tidak boleh memihak kepada mana-mana pihak di dalam konflik, pertikaian atau isu.

Ombudsman hendaklah saksama di dalam menimbangkan kepentingan dan kebimbangan semua pihak yang terlibat  dalam semua situasi dengan tujuan untuk memudahkan komunikasi dan membantu pihak-pihak dalam mencapai penyelesaian yang saling boleh diterima dengan adil dan saksama yang selaras dengan misi dan dasar Universiti.

Ombudsman hendaklah mengekalkan penglibatan dalam perkara-perkara yang di mana mungkin terdapat percanggahan kepentingan / pendapat.  Apabila kepentingan konflik berlaku, Ombudsman hendaklah mengambil segala langkah-langkah yang perlu untuk mendedahkan dan / atau mengelakkan konflik.

Ombudsman tidak boleh campur tangan dalam kes-kes di mana dia berada atau boleh berada di dalam konflik kepentingan. Dalam kes-kes seperti ini, Naib Canselor Universiti boleh melantik orang lain untuk bertindak secara sementara sebagai Ombudsman.

4.    Tidak Formal
Ombudsman Universiti Sains Malaysia hendaklah menjadi sumber bagi penyelesaian pertikaian tidak formal sahaja. Ombudsman hendaklah menyiasat secara tidak rasmi tetapi secara adil.