Kuasa Dan Tindakan

KUASA OMBUDSMAN

1.    Memulakan Siasatan Informal
Ombudsman berhak untuk menyiasat sesuatu aduan secara tidak formal tentang apa-apa isu mengenai Universiti dan mana-mana warga, pekerja atau pelajar Universiti.

Ombudsman boleh memulakan siasatan tidak rasmi ke atas perkara-perkara yang datang ke perhatiannya tanpa menerima  aduan khusus daripada mana-mana warga Universiti.

2.    Akses Kepada Maklumat
Ombudsman hendaklah mempunyai akses kepada semua fail, rekod, laporan, dokumen dan maklumat yang diperlukan untuk memenuhi fungsi-fungsi Ombudsman itu.

Permintaan oleh Ombudsman berkaitan maklumat yang dikehendaki hendaklah dikendalikan dengan cara yang mesra, mudah dan cepat oleh mana-mana pihak yang terlibat. Permintaan oleh Ombudsman untuk maklumat haruslah dikendalikan dengan ketetapan waktu yang munasabah oleh Pusat Tanggung-Jawab/Jabatan Universiti.

3.    Penglibatan Akhir dalam Perkara
Ombudsman boleh menarik diri atau menolak untuk melihat ke dalam sesuatu perkara jika beliau percaya penglibatan Ombudsman akan menjadi tidak sesuai dan tidak relevan untuk apa-apa sebab jua.

4.    Perbincangan dengan Pengadu
Ombudsman mempunyai kuasa untuk membincangkan pelbagai pilihan yang ada dengan pengadu. Ombudsman boleh membuat apa-apa cadangan yang difikirkan sesuai dengan mengambilkira dasar-dasar terbaik penyelesaian masalah tersebut atau mencadangkan  peningkatan kaedah-kaedah atau prosedur tertentu di Universiti.

5.    Akses kepada Penasihat Undang-Undang
Adakalanya Ombudsman mungkin memerlukan nasihat undang-undang atau perwakilan untuk memenuhi fungsi yang dikehendaki oleh beliau.

Ombudsman hendaklah dibantu oleh Penasihat Undang-Undang yang berasingan dan bebas daripada Universiti sekiranya dia diminta mengemukakakan dokumen atau keterangan yang berkaitan dengan apa-apa tindakan undang-undang atau lain-lain proses formal yang timbul daripada aktiviti Ombudsman.

PERKARA_PERKARA YANG DILUAR DARIPADA KUASA OMBUDSMAN

1.    Proses Formal dan Siasatan
Ombudsman tidak boleh menjalankan siasatan rasmi. Ombudsman hendaklah juga tidak mengambil bahagian dalam mana-mana proses formal pertikaian isu, aduan agensi luar, atau tindakan undang-undang, samaada di pihak pengadu kepada Ombudsman atau bagi pihak Universiti melainkan jika terpaksa berbuat demikian melalui perintah mahkamah atau undang-undang yang berkaitan.

2.    Penyimpanan Rekod
Ombudsman tidak boleh menyimpan rekod-rekod pengadu dan tidak akan mewujudkan atau mengekalkan dokumen atau rekod mengenai perkara-perkara individu. Nota dan apa-apa bahan lain yang berkaitan dengan sesuatu perkara hendaklah dikekalkan di lokasi yang selamat mengikut cara dan hendaklah dimusnahkan selepas Ombudsman menyimpulkan penglibatan dalam perkara aduan tersebut.

3.    Bertindak sebagai Peguam Bagi Pihak
Ombudsman tidak boleh bertindak sebagai peguam bela bagi mana-mana pihak dalam pertikaian.

4.    Penghakiman daripada Isu
Ombudsman tidak mempunyai kuasa untuk menghakim, mengadili, mengenakan apa-apa remedi atau sekatan, atau menukar polisi-polisi Universiti atau kaedah-kaedah.

LAPORAN TAHUNAN PEJABAT OMBUDSMAN
Ombudsman hendaklah mengemukakan satu laporan tahunan Pejabat Ombudsman kepada Naib Canselor.
Laporan itu hendaklah mengandungi aktiviti-aktiviti Ombudsman, termasuk statistik mengenai semua aduan yang diterima, dan hendaklah membuat syor-syor, seperti yang diperlukan.

Jika mana-mana warga Universiti percaya bahawa Ombudsman telah melanggar prinsip dan kod etika Ombudsman, maka dia boleh mengemukakan aduan bertulis, termasuk perincian pelanggaran yang dikatakan itu kepada Naib Canselor Universiti.

Naib Canselor hendaklah menyiasat dakwaan itu dan boleh melantik seseorang atau satu jawatankuasa khas untuk menjalankan siasatan ini.