Pejabat Ombudsman Universiti Sains Malaysia (USM) ditubuhkan pada Julai 2011 untuk menguruskan inkuiri aduan dalaman yang bebas, berkecuali dan sulit. Ia bertanggungjawab menyediakan proses siasatan yang bebas, adil dan sulit bagi staf dan pelajar. Selain menyelesaikan aduan, Ombudsman juga boleh mengesyorkan cadangan penambahbaikan kepada pihak pengurusan Universiti.

Universiti melihat aduan sebagai peluang untuk penambahbaikan, bukan sebagai isu negatif. Keberkesanan aduan bergantung pada cara ia disampaikan dan cara organisasi menguruskannya. Setiap aduan perlu dibuat dengan ikhlas, berdasarkan ketidakpuasan hati yang sebenar, tidak bersifat peribadi dan perlu disertakan dengan bukti yang kukuh.

Warga Universiti Sains Malaysia (USM) boleh menyalurkan aduan kepada Pejabat Ombudsman melalui pelbagai saluran, termasuk e-mel, telefon, dan e-Aduan. Pengadu dilindungi di bawah Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010 dan Perlembagaan Universiti jika aduan mereka terbukti sah. Untuk membolehkan tindakan yang berkesan, aduan perlu disertakan dengan maklumat terperinci dan bukti. Semua aduan adalah penting kerana ia membantu Universiti meningkatkan kualiti tadbir urus dan perkhidmatan.

Pejabat Ombudsman USM diwujudkan untuk membantu pihak pengurusan tertinggi Universiti dalam mengendalikan aduan dan pertikaian dalaman. Segala aduan akan diselesaikan dengan adil dan berlandaskan kepada prinsip bebas, berkecuali, sulit dan tidak formal.

Dengan peranan sebagai Ombudsman USM, diberi autoriti untuk mengemukakan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan tertinggi bagi kes yang dikendalikannya. Penting untuk ditegaskan bahawa peranan ini bukan pengganti kepada mana-mana saluran rayuan rasmi yang telah ditetapkan di Universiti. Pihak Universiti mempunyai hak mutlak untuk menerima, menolak atau menggunakan budi bicara terhadap cadangan yang dikemukakan.

Kami menyediakan medium yang berlandaskan prinsip kerahsiaan bagi warga Universiti untuk mendapatkan bantuan mengenai isu dan konflik yang dihadapi. Melalui siasatan tidak formal, Ombudsman akan mendengar semua pihak dan menawarkan pilihan penyelesaian atau menjadi pengantara yang adil. Objektif utama kami adalah untuk membantu anda mencapai penyelesaian terbaik.

Peranan Ombudsman melangkaui penyelesaian kes; beliau juga bertindak sebagai penasihat kepada Naib Canselor. Dengan menyediakan maklum balas mengenai isu yang timbul secara tanpa mendedahkan identiti, Ombudsman dapat mengesyorkan perubahan dasar atau prosedur yang penting bagi penambahbaikan kepada dasar, program latihan, atau prosedur sedia ada, demi meningkatkan keharmonian dan memupuk suasana kampus yang lebih baik.

Ombudsman Universiti Sains Malaysia (USM) beroperasi selaras dengan prinsip dan piawaian antarabangsa yang digariskan oleh Persatuan Ombudsman Antarabangsa (IOA). Dengan berpegang teguh kepada prinsip bebas, sulit, dan neutral, Ombudsman USM bertekad untuk memastikan integriti dan keadilan sentiasa menjadi keutamaan dalam tadbir urus dan dasar Universiti.

PRINSIP-PRINSIP UTAMA

Kebebasan (Independence)

Ombudsman USM beroperasi secara bebas daripada sebarang campur tangan dalam menjalankan tugasnya. Pejabat Ombudsman mempunyai kebebasan dan sumber yang mencukupi untuk memenuhi keperluan operasinya.

Kerahsiaan (Confidentiality)

Semua komunikasi dengan Ombudsman adalah sulit. Maklumat peribadi hanya akan didedahkan dengan keizinan bertulis daripada pengadu atau jika diwajibkan oleh undang-undang. Kerahsiaan tidak akan dikekalkan dalam kes-kes yang melibatkan isu keselamatan awam, kemudaratan fizikal, atau pelanggaran undang-undang jenayah yang serius.

Neutral dan Tidak Memihak (Neutrality and Impartiality)

Ombudsman sentiasa bersikap neutral dan tidak memihak kepada mana-mana pihak. Beliau akan mempertimbangkan kepentingan semua pihak secara adil bagi membantu mereka mencapai penyelesaian yang saksama. Ombudsman akan mengelakkan diri daripada mengendalikan kes-kes yang melibatkan konflik kepentingan, di mana Naib Canselor boleh melantik individu lain untuk bertindak sebagai Ombudsman sementara.

Tidak Formal (Informality)

Peranan Ombudsman adalah sebagai sumber penyelesaian pertikaian secara tidak formal. Siasatan dijalankan secara tidak rasmi, namun sentiasa adil dan saksama.

KUASA OMBUDSMAN

• Memulakan Siasatan Informal: Ombudsman akan mula menyiasat setelah menerima sebarang bentuk laporan.
• Akses Kepada Maklumat: Ombudsman mempunyai akses penuh kepada semua fail, rekod, laporan, dokumen, dan maklumat yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. Pihak Universiti diwajibkan untuk mengendalikan permintaan maklumat ini dengan mesra, mudah, dan pantas.
• Menarik Diri: Ombudsman boleh menolak atau menarik diri daripada mengendalikan sesuatu perkara jika beliau berpendapat penglibatannya tidak sesuai.
• Perbincangan dan Cadangan: Ombudsman boleh membincangkan pelbagai pilihan penyelesaian dengan pengadu dan mengemukakan cadangan untuk penambahbaikan dasar atau prosedur Universiti.
• Akses kepada Penasihat Undang-Undang: Sekiranya diperlukan, Ombudsman boleh mendapatkan bantuan dan nasihat undang-undang yang berasingan dan bebas.

 PERKARA DI LUAR KUASA OMBUDSMAN

• Siasatan Rasmi: Ombudsman tidak boleh menjalankan siasatan rasmi, mengambil bahagian dalam proses formal, atau mewakili mana-mana pihak dalam tindakan undang-undang.
• Penyimpanan Rekod: Ombudsman tidak menyimpan rekod rasmi aduan. Nota dan bahan berkaitan akan dimusnahkan selepas kes selesai, kecuali jika diwajibkan oleh undang-undang.
• Bertindak sebagai Peguam Bela: Ombudsman tidak boleh bertindak sebagai peguam bela untuk mana-mana pihak.
• Kuasa Penghakiman: Ombudsman tidak mempunyai kuasa untuk menghakim, mengadili, mengenakan hukuman, atau mengubah dasar serta peraturan Universiti.

Pejabat Ombudsman ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada seluruh barisan mantan Ombudsman atas visi dan komitmen mereka dalam menguruskan Pejabat Ombudsman bermula daripada tahun 2011, yang kini menjadi nadi penting dalam tadbir urus Universiti.